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Como evitar o estresse: Tecnologia nas empresas como ferramenta para reduzir as animosidades.

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Nada pode ser pior do que brigas e discussões no ambiente de trabalho. Abolir completamente a possibilidade de que elas aconteçam é uma tarefa realmente impossível, já que estamos falando de relações humanas e estas sempre envolvem um quê de imprevisibilidade. Porém, existem formas de diminuir drasticamente a quantidade de vezes que as brigas no meio empresarial acontecem, e elas começam pelo entendimento de como as indisposições são provocadas.

Pare um minuto para pensar, procure entender onde um embate se origina. Possivelmente você concordará que o início está sempre associado a uma divergência de expectativas, ou seja, uma pessoa esperava que a outra agisse de forma diferente da que agiu. E o que é pior, a pessoa que fez “errado”, na maioria das vezes, não sabia que estava equivocada.

Ok, ficou fácil de ver que o problema gerador de uma discórdia é essa dissonância, agora, como esse efeito pode ser neutralizado? A resposta para isso é comunicação. A melhor maneira de alinhar expectativas entre duas ou mais criaturas é fazendo elas se comunicarem. Bom, aí nasce mais uma adversidade: pra quem vive ou já viveu no meio empresarial sabe que muitas vezes a comunicação é escassa, falta tempo para falar, se ficar conversando muito as coisas não saem e além de tudo, na maioria dos casos ela é inadequada.

Quem já chegou a esse ponto da leitura deve estar achando que estamos de sacanagem, só tem desgraça até agora. Mas saiba, uma boa definição do problema já é o início da solução. E é justamente da resolução que vamos falar a partir daqui. Siga os seguintes passos e saiba como resolver:

Tenha os procedimentos de trabalhos registrados:

                Quando falamos em registrar, significa colocar no papel, escrever detalhadamente as atividades do cotidiano explicando como as coisas devem ser feitas. Parece difícil, mas o maior trabalho está em fazer a primeira vez, depois é só revisar. Esta prática é a base de qualquer sistema de qualidade e serve como guia para que as pessoas possam executar os seus afazeres da forma mais alinhada com o que a empresa espera. Depois de escrito, deve ser revisado e aprovado pela direção, para garantir que está tudo conforme a intenção de quem comanda.

Ter uma fonte única de informações:

                Padronizar um lugar e uma forma de guardar arquivos é uma boa prática e deve ser seguida nos documentos físicos, mas principalmente nos meios digitais. Aquela pastinha que está só num computador e só uma pessoa encontra os arquivos é a fórmula do problema. Facilitar a comunicação usando nomes compreensíveis por todos, pastas organizadas e caminhos bem definidos para salvamento de arquivos em ambientes onde todos os interessados podem ter acesso, evita muita dor de cabeça. Estamos na Era da informação, já se foi o tempo de esconder documentos dentro da “pastinha da bagunça”. Discos virtuais são uma ótima opção para fazer essa organização, além de manterem os dados sempre atualizados e seguros.

Tenha um sistema de gestão empresarial (ERP):

                O Excel é fantástico, serve para muita coisa, só que o problema não está nele, está em quem cria a planilha de controle. Normalmente as tabelas elaboradas para controlar alguma coisa são muito intuitivas… só para quem as fez. Um sistema de gestão tem uma estrutura pronta e só deve ser alimentado com dados, o lugar para cada coisa já está ali, com caminhos e processos bem definidos, evitando a criação de novas regras para o jogo todos os dias. Além disso, normalmente contam com o suporte da empresa que os fornece, podendo ser a ajuda num momento de dúvida.

Registre comunicações importantes por mensagens:

                Registrar uma conversa importante ou um comunicado por e-mail, WhatsApp ou num documento gravado no ERP não é uma ação de má fé, e sim um ótimo modo de lembrar de tudo que foi conversado no futuro, além de evitar possibilidades para discussões de entendimento. Hoje em dia existem blocos de notas super evoluídos, que permitem buscas e pesquisas sobre assuntos já debatidos, como o Evernote por exemplo.

                Enfim, tudo se baseia no princípio de ter as informações registradas e organizadas. Isso é uma tarefa que não ocorre do dia para noite, exige disciplina e afinco, mas precisa ser começada. As informações e as pessoas são, a cada dia que passa, os bens mais valiosos das organizações. Cuidar bem delas é uma tarefa de igual relevância. Não há motivos para brigas se, quando o que foi feito está escrito e bem definido.

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