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A lacuna entre a tecnologia e as práticas administrativas das pequenas empresas

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Por acaso você já se perguntou por que o mundo está tão cheio de tecnologia e a sua empresa não? Você já deve ter ouvido falar que existem muitos aplicativos, softwares e sistemas de gestão para ajudar na administração dos negócios, mas, porque é tão difícil tê-los à serviço do seu negócio? Existe algum artifício revolucionário que resolve todos os problemas do gestor de um minuto para o outro? Vamos tratar de assuntos neste texto, levantando questões de até onde é interessante emergir no mundo tecnológico, começando pelo mercado consumidor.

Clientes analógicos X Clientes digitais

Nada melhor do que começar falando de clientes, já que atender eles é o motivo pelo qual uma empresa existe, ou pelo menos deveria ser. Basicamente, no mundo atual, temos dois grandes grupos de clientes, os digitais e os analógicos (claro que qualquer classificação deste tipo serve somente para análise, não retrata exatamente a realidade).

Então, na nossa simplificação, podemos pensar assim, existem pessoas que compram pela internet, e já não fazem muita questão de ir no negócio físico, e outras que compram em negócios físicos por medo ou desconhecimento da compra on-line. Não vamos nos arriscar a falar em percentuais, porque eles variam muito conforme o seguimento de atuação da empresa, mas a reflexão que deve ficar é a seguinte: Uma empresa que não está na internet, por consequência, também não está atendendo a parcela do público que já é digital.

Todos nós sabemos que este pedaço do mercado que compra on-line vem crescendo cada vez mais, enquanto a analógica diminui. Quem está satisfeito e consciente disso, pode seguir somente no público analógico, tendo em conta que terá cada dia menos pessoas demandando os seus produtos ou serviços. Esse papo não é tão novidade assim, falar de mercado on-line já é quase chover no molhado, mas obviedades às vezes precisam ser reforçadas. O que parece mais óbvio ainda e muitas vezes não é feito, é dar uma atenção importante ao dinheiro, o que vamos falar a seguir.

Para onde o dinheiro está indo

Certamente um dos maiores ganhos do uso da tecnologia estejam justamente na gestão financeira. Antigamente a utilização de sistemas para fazer esse trabalho era cara, realidade que mudou nos dias atuais e que faz com que qualquer investimento nisso tenha retorno quase garantido. Anotações manuais, o famoso “caderninho”, já não tem mais espaço na vida empresarial porque ele é lento.

Tá, neste momento você deve estar se perguntando, é bem mais fácil anotar algo numa folha do que lançar num sistema. Se olharmos somente para esse ponto sim, e na correria do cotidiano é isso que leva muita gente a não abandonar o papel. O problema disso está na consulta, pois não é nada prático levantar o somatório de vendas do mês passado usando anotações de um caderno.

Imagine a seguinte situação, você precisa ligar para um fornecedor e barganhar preço. Para isso, você gostaria de falar do quanto já comprou dele este ano, como argumento de negociação. Somar tudo isso buscando anotações em um caderno não é impossível, mas é chato e demorado ao ponto de desistirmos de fazer. É em momentos como esse, quando necessitamos da informação, que o uso da tecnologia passa a fazer toda a diferença.

Uma parte importante do “cofre”: o estoque!

Se a tarefa de controlar o dinheiro, que é algo teoricamente mais importante, através de um caderno já é difícil, o estoque ainda é mais complicado. Frequentemente ele passa por mãos que não são as do dono ou do gestor do negócio, e isso faz com que o controle fique dependente de processos bem estruturados que não são comuns na maioria das empresas. Na verdade, a dissociação entre o estoque e o dinheiro empresarial não é uma concepção coerente, pois o estoque nada mais é do que uma parte dos recursos financeiros, consolidados em produtos ou matéria-prima, e devem ser tratados como tal.

Mensurar e manter estes valores atualizados passam, essencialmente, pelo uso de tecnologia já que controlar um estoque com várias referências, com volume importante de entradas e saídas e quantidade de itens acima dos três dígitos no “papel de pão” é uma tarefa cruel e muito suscetível a erros.

A digitalização é fácil ou nem tanto?

Digamos que, chegando neste ponto da leitura, você concordou que é difícil manter a gestão da empresa sem dar um passo rumo à digitalização. E agora, fazer isso é rápido? Acontece de uma hora para outra? A resposta não é a mais conveniente, mas é necessária. Mexer na forma com que a empresa registra suas informações e inserir novas formas de vender seus produtos ou serviços é uma tarefa que movimenta os hábitos das pessoas.

Na nossa vida, qualquer mudança de hábito é trabalhosa, e essa não seria diferente. A tecnologia vem para facilitar a vida e hoje em dia ela é pensada para isso, então é pouco provável que ela dificultará um processo, porém, o que é difícil na mudança é fazer com que as pessoas se predisponham à usa-la de maneira adequada, livrando-se dos velhos costumes. Mas existem coisas que podem ir sendo feitas para preparar isso, e vamos abordar a seguir.

Os primeiros passos:

Os registros são a base de uma empresa na era da informação então é impossível ter dados guardados em uma plataforma ou sistema sem passar pelo trabalho de registra-los. Aí vem uma dor bem grande de quem está debutando no mundo digital, pois o problema não é mudar a forma de fazer isso, e sim registrar o que nunca foi registrado. Vamos à exemplos práticos, quem nunca fez uma lista organizada de clientes, terá uma árdua tarefa até deixa-la em ordem e completa. Este é só um dos tipos de registros que o ingresso no mundo digital costuma solicitar, para quem estiver disposto, vamos então descrever aqui os conjuntos mais importantes de informações que podem começar a ser ordenados mesmo antes da aquisição de qualquer tecnologia:

  • Cadastro de clientes e fornecedores: Contendo razão social, CNPJ ou CPF, endereço, número de telefone, e-mail e, em casos mais específicos, links de sites, de redes sociais e datas importantes como nascimento ou fundação;
  • Cadastros de produtos: Com preço de venda, informações fiscais, custos e despesas envolvidas;
  • Apontamentos de vendas: através de um pedido de venda ou orçamento aprovado;
  • Ordem de compra: Registro de requisição dos materiais;
  • Registros de contas a pagar e a receber: identificados com data, fornecedor ou cliente, e valor.

Então, somente de pensar em ter estes 5 conjuntos de informações, bem feitos, tudo no papel, já dá medo. É por isso que a tecnologia não pode ser negligenciado, podemos dizer sem sombra de dúvidas que já não existe mais tamanho de negócio que não possa ser beneficiado pelas ferramentas que a informatização traz, e que com certeza esse é um caminho sem volta.

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